Att hålla i svåra samtal

Hur agerar man som chef? Vad bör man tänka på?

Svåra samtal syftar till möten där känsliga ämnen diskuteras, och begreppet indikerar att höga krav ställs på berörda parter. I en arbetslivskontext kan sådana samtal krävas om en anställd inte sköter sitt jobb eller om det finns missbruksfrågor, konflikter eller mobbningssituationer på arbetsplatsen. Dessa är situationer som chefer måste ta tag i, hur obehagligt och jobbigt det än må vara. 

Att delta i ett svårt eller känsligt samtal kan ge upphov till starka känslor och reaktioner hos de inblandade. Det finns däremot ett par saker som chefer kan tänka på för att skapa så goda förutsättningar som möjligt för att samtalet ska leda till ett konstruktivt resultat.

  • Se till att vara förberedd med underlag, fakta och konkreta exempel på situationer där den anställde har visat upp ett icke-önskvärt eller oroande beteende.
  • Om ni är två som möter den det gäller, se till att ni är synkade i förberedelserna och vart ni vill med mötet. Vem ska säga vad, vem leder samtalet, tar ni olika roller i samtalet?
  • Var klar över dina mandat i mötet. Vad kan du lova, erbjuda eller säga för att ta situationen vidare?
  • Var närvarande under samtalet – lita på din intuition!
  • Var medveten om de frågor du ställer, och hur du ställer dem.
  • Ta fram din empatiska sida och var lugn, tydlig, varm och saklig i din framtoning.
  • Ha ett slutmål med vad du vill uppnå med samtalet. Det kan exempelvis vara att få en anställd att öppna upp sig, eller att få två medarbetare att lyssna på varandra.
  • Se till att ha extra tid efter samtalet ifall det behövs.

HR kan också vara ett bra stöd för att du som chef ska känna dig trygg i situationen. En bok inom ämnet som vi vill tipsa om är Hilmar Thór Hilmarssons Samtalet – Förbättra din professionella kommunikation genom empati. I boken ges läsaren konkreta tips kring på svåra samtal kan hanteras, och kan vara ett användbart hjälpmedel för både chefer och medarbetare.

Lycka till!

/FAB HR-teamet

Mer inspiration

Att skapa en karriärsida

HR för HR!