En praktikants tankar om digitalisering och kommersiella HR-system

Kommersiella HR-system! Det finns ett hav av dem ute på marknaden idag, men vad gör dem egentligen? Och vilka fördelar bidrar de med i organisationer?

Under min praktik på HR-konsultbolaget FAB HR fick jag i uppdrag att för det första undersöka vad digitalisering inom HR egentligen innebär i praktiken. För mig har detta område varit helt nytt, och när jag har stött på ämnet i olika sammanhang har jag aldrig riktigt förstått vad det innebär. Vad är det egentligen som digitaliseras? Är det HR i form av AI-robotar som det talas om, eller är det någonting annat?

Nedan kommer en sammanfattning om mina reflektioner.

Efter att ha läst på mer ingående om området har jag insett att digitaliseringen inom HR inte bara handlar om framtida AI-robotar – digitaliseringen är betydligt mer lättillgänglig än så! Inte minst genom de kommersiella HR-system som jag under min praktik har undersökt lite extra.

Det finns oändligt med Human Resources Informations Systems (HRIS) eller Human Resources Management Systems (HRMS) att välja mellan om man som företag är på jakt efter ett mjukvarusystem som kan hantera administration och diverse processer gällande verksamhetens personal. Under ett par intervjuer som jag genomförde med HR-praktiker från diverse företag framkom det att systemen (vilka i dessa fall utgjordes av Workday, CatalystOne och SAP) används i flera olika processer.

Några exempel på användningsområden:

Vid preboarding används systemen för att automatiskt generera anställningskontrakt och skicka ut välkomstmail till nyanställda
Vid onboarding används systemen för att skapa digitala checklistor som chefer kan arbeta utefter vid introduktion av nya medarbetare. Systemen kan också skicka påminnelser till chefer för att säkerställa att en gedigen introduktion faktiskt genomförs
Systemen kan även hantera löneadministration genom att automatiskt generera lönefiler

En av de vanligaste funktionerna i HR-systemen används är det som benämns Employee Self-Service (ESS) samt Manager Self-Service (MSS). Dessa är funktioner som ger anställda respektive chefer tillgång till sina egna eller personalens uppgifter gällande exempelvis lön, semester och avtal.

Genom dessa ESS- och MSS-funktioner förflyttas en del av HRs administrativa arbete ut till chefer och anställda.

Denna förflyttning bidrar till att HR får tid att agera på mer strategisk snarare än operativ nivå, vilket ger de möjlighet att skapa värden i företag som måste arbeta aktivt för att fortsätta vara konkurrenskraftiga.

Risken med denna förflyttning är däremot att arbetsbördan för chefer ökar och att chefer upplever ökad stress i samband med detta. Företag kan därmed stöta på motstånd om chefer och medarbetare inte känner sig bekväma i de förändringar som en implementering av ett HR-system innebär.

HR-system kommer därmed inte bara med fördelar, utan det finns även utmaningar i att för det första hitta ett system som passar just den egna verksamheten – ett enda HR-system kan inte göra precis allt det som en verksamhet vill. För det andra krävs det otroligt stora resurser vid implementeringen av systemet, och dessutom kan det finnas svårigheter i att få chefer och medarbetare att faktiskt använda sig av systemen i det dagliga arbetet.

Min förutsägelse är däremot att dessa system kommer börja användas i ännu större utsträckning av företag med tanke på de värden som de kan bidra med i form av effektivisering, högre kvalitet i arbetet samt att de öppnar upp för HR att arbeta med mer värdeskapande aktiviteter.

För er som vill läsa in er lite mer på ämnet kan jag rekommendera ett par artiklar som ger en bra inblick i vad HR-systemen egentligen bidrar med, och vilken inverkan teknologin samt digitaliseringen har på HR-professionen.

Irum, A., & Shankar Yadav, R. (2019). Human resource information systems: a strategic contribution to HRM. Strategic Direction, 35, 10, 4-6.

Stone, D. L., Deadrick, D. L., Lukaszewski, K. M., & Johnson, R. (2015). The influence of technology on the future of human resource management. Human Resource Management Review, 25, 2, 216–231.

Med det vill jag avsluta detta inlägg, och rikta ett stort tack till FAB HR-teamet som gav mig möjlighet att läsa in mig på detta ämne, som är så högaktuellt och viktigt att ha en inblick i som blivande HR-praktiker.

Jag önskar er alla en härlig sommar, så hoppas jag att vi ses snart!

Varma hälsningar,
Emma, fd. praktikant och numera studentmedarbetare och HR-support på FAB HR